【illumista Inc.】Ngăn chặn quản lý thủ công bằng Excel và sự sụp đổ của đội ngũ vận hành. Giải pháp Hybrid "WorkinG" kết hợp SaaS quản lý nghỉ thai sản & thuê ngoài quy trình nghiệp vụ (BPO) mang lại câu trả lời tối ưu
Áp lực từ mục tiêu 85% của Chính phủ: Bộ phận Nhân sự quá tải và các đội ngũ vận hành kiệt quệ
Xin chào tất cả mọi người. Tôi tên là Nobuyuki Togashi, Giám đốc điều hành của illumista Inc. Hôm nay, tôi xin phép được giới thiệu về "WorkinG", hệ thống hỗ trợ nghỉ thai sản dành cho doanh nghiệp, cùng với dịch vụ thuê ngoài trực tuyến (BPO) giúp bù đắp sự thiếu hụt nhân sự do nghỉ thai sản. Chúng tôi là một startup giai đoạn Seed được thành lập trong năm nay và hiện tại đang chuẩn bị cho vòng gọi vốn vào đầu năm tới.
Hiện nay, xã hội Nhật Bản đang đối mặt với cuộc khủng hoảng nhân khẩu học nghiêm trọng, áp lực thúc đẩy chế độ nghỉ thai sản từ chính phủ, xã hội và các cá nhân đang trở nên mạnh mẽ hơn bao giờ hết.
Về mặt chính trị, các sửa đổi luật lao động diễn ra gần như hàng năm, buộc các doanh nghiệp phải bắt buộc và thúc đẩy chế độ nghỉ thai sản cho nam giới. Về mặt cá nhân, khoảng 70% sinh viên đại học hiện nay, bất kể giới tính, đều mong muốn được nghỉ thai sản trong tương lai. Nhờ đó, tỷ lệ nghỉ thai sản của nam giới tại Nhật Bản đã tăng lên khoảng 40%.
Hơn nữa, chính phủ đã đặt mục tiêu nâng tỷ lệ nghỉ thai sản của nam giới lên 85% vào năm 2030, thời điểm mà việc nghỉ "90 ngày" được dự đoán sẽ trở thành tiêu chuẩn thông thường. Trong quản lý lao động của doanh nghiệp, việc giải quyết chế độ nghỉ thai sản đã trở thành một thách thức ưu tiên hàng đầu không thể tránh khỏi.
Tuy nhiên, trong quá trình chuyển dịch này, bộ phận nhân sự của các doanh nghiệp đang phải đối mặt với những vấn đề vô cùng nghiêm trọng.
Thứ nhất là "sự gia tăng đột biến của công việc hành chính". Các công việc như xác định nhân viên đủ điều kiện, quản lý quy trình nghỉ phép, điều phối lịch trình và tính toán trợ cấp dự kiến đã tăng lên gấp nhiều lần. Đáng ngạc nhiên là các chức năng quản lý lịch trình nghỉ thai sản và nhiệm vụ này không được tích hợp vào các nền tảng SaaS quản lý chuyên cần hay tính lương lớn hiện có. Do đó, gần 100% doanh nghiệp, từ các tập đoàn lớn đến doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), vẫn đang phụ thuộc vào việc quản lý thủ công bằng Excel hoặc danh sách viết tay.
Thứ hai là "gánh nặng hướng dẫn nội bộ và xử lý các câu hỏi". Nhân sự phải tự tay tạo tài liệu thông tin phản ánh chính xác các cập nhật pháp lý mới nhất, đồng thời thực hiện tính toán và giải thích chi tiết về thời gian nghỉ và trợ cấp cho từng nhân viên. Điều này dẫn đến một lượng lớn câu hỏi đổ dồn về bộ phận nhân sự.
Thứ ba là "sự sụp đổ của các đội ngũ vận hành tại chỗ". Khi một nhân sự nghỉ trong thời gian dài, gánh nặng lên đồng nghiệp và đội ngũ tăng lên nhanh chóng, dẫn đến giảm năng suất và rủi ro nghỉ việc dây chuyền. Việc chỉ sử dụng hệ thống để hợp lý hóa giấy tờ không thể lấp đầy các khoảng trống vận hành này.
Giảm 65% khối lượng công việc nhân sự với Kế hoạch AIQ: Rời bỏ hoàn toàn việc quản lý bằng Excel
Chúng tôi mang đến giải pháp duy nhất giải quyết đồng thời cả gánh nặng hành chính cho nhân sự và sự thiếu hụt nhân sự tại chỗ: "WorkinG".
WorkinG hệ thống hóa việc quản lý lịch trình và nhiệm vụ nghỉ thai sản—những lĩnh vực mà các nền tảng SaaS hiện tại chưa bao phủ—và giúp doanh nghiệp hoàn toàn thoát khỏi việc theo dõi thủ công bằng Excel.
Là tính năng cốt lõi, hệ thống được trang bị "Kế hoạch AIQ" do AI thúc đẩy. Chỉ cần nhập ngày dự sinh của nhân viên và các mong muốn của họ, AI sẽ tự động tạo lịch trình nghỉ thai sản tối ưu và mô phỏng số tiền trợ cấp họ sẽ nhận được trong kỳ nghỉ. Ngoài ra, hệ thống tự động cập nhật tài liệu chính sách và hướng dẫn của công ty để phản ánh những thay đổi luật pháp hàng năm, loại bỏ hoàn toàn việc nhân sự phải cập nhật tài liệu thủ công.
Kết quả là các mô phỏng thực tế tại các doanh nghiệp đối tác cho thấy WorkinG có thể giảm khoảng 65% khối lượng công việc hành chính liên quan đến nhân sự nghỉ thai sản. Ví dụ, việc tự động hóa các nhiệm vụ vốn cần 2 nhân viên nhân sự thực hiện 1 giờ mỗi ngày sẽ giúp tiết kiệm khoảng 1,36 triệu yên chi phí trực tiếp hàng năm. Được giải phóng khỏi các công việc giấy tờ tẻ nhạt, các chuyên gia nhân sự có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn, chẳng hạn như nâng cao sự hài lòng và giữ chân nhân viên.
Phát hiện báo cáo mang thai ở giai đoạn sớm nhất để lấp đầy khoảng trống nhân sự qua BPO trực tuyến
Điểm khác biệt lớn nhất và là thế mạnh mà các đối thủ cạnh tranh không thể sao chép của chúng tôi là mô hình hybrid kết hợp SaaS với Thuê ngoài quy trình nghiệp vụ (BPO) trực tuyến.
Một giá trị quan trọng khác mà SaaS của chúng tôi mang lại là khả năng phát hiện dữ liệu sự kiện cuộc sống cốt lõi—ai nghỉ phép, khi nào, trong bao lâu và ở bộ phận nào—ở giai đoạn cực kỳ sớm, vượt trội hơn nhiều so với các công ty tuyển dụng, đại lý phái cử hay nhà cung cấp BPO thông thường.
Thông thường, khi một nhân viên nghỉ phép, bộ phận nhân sự không có lựa chọn nào khác ngoài việc yêu cầu đội ngũ tại chỗ tự gánh vác khoảng trống đó. Tuy nhiên, vì các đội ngũ vốn đã quá tải, yêu cầu này thường dẫn đến kiệt sức và nghỉ việc dây chuyền.
Chúng tôi tận dụng hệ thống WorkinG để nắm bắt khoảng trống nhân sự ở cơ hội sớm nhất. Dựa trên các nhiệm vụ cụ thể của nhân viên sắp nghỉ phép, đội ngũ BPO trực tuyến chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ tham gia thực hiện các nhiệm vụ đó từ xa trong suốt thời gian họ nghỉ phép. Giải pháp liền mạch này hỗ trợ đắc lực cho các đội ngũ tại chỗ, ngăn ngừa kiệt sức và duy trì năng suất chung của doanh nghiệp.
Nhìn vào bối cảnh cạnh tranh, các luật sư lao động và chuyên gia tư vấn nhân sự chỉ thiết kế chính sách mà không xử lý công việc vận hành hàng ngày. Trong khi đó, các nền tảng SaaS nhân sự tiêu chuẩn chỉ hợp lý hóa giấy tờ mà không cung cấp hỗ trợ vận hành. Chúng tôi là nhà cung cấp duy nhất cung cấp dịch vụ hợp nhất "SaaS quản lý nghỉ thai sản & thuê ngoài", tạo ra một vị thế độc tôn hỗ trợ cả bộ phận nhân sự và các đội ngũ vận hành tại chỗ.
Các doanh nghiệp đã triển khai dịch vụ của chúng tôi đánh giá cao hệ thống về tính hiệu quả hành chính, cũng như các tính năng thông báo tự động hướng dẫn nhân viên thực hiện các bước cần thiết vào đúng thời điểm, giúp nâng cao sự hài lòng của nhân viên.
Mở rộng từ nghỉ thai sản sang chăm sóc người già, sức khỏe tâm thần và hỗ trợ sinh sản: Hướng tới Nền tảng sự kiện cuộc sống trị giá 10 nghìn tỷ Yên
Chúng tôi dự định nhanh chóng mở rộng mô hình "SaaS + BPO" mạnh mẽ này sang các lĩnh vực sự kiện cuộc sống quan trọng khác.
Mục tiêu tiếp theo của chúng tôi là "nghỉ chăm sóc người già", một vấn đề lớn mà nhiều chuyên gia đang làm việc phải đối mặt. Chúng tôi cũng sẽ áp dụng hệ thống và giải pháp BPO của mình cho các trường hợp nghỉ vì sức khỏe tâm thần, điều trị hiếm muộn và nghỉ chu kỳ—bất kỳ tình huống doanh nghiệp nào mà sự vắng mặt của nhân viên tạo ra khoảng trống nhân sự.
Hơn nữa, bằng cách thu thập dữ liệu sự kiện cuộc sống ngay khi một đứa trẻ được sinh ra, chúng tôi có thể phát triển thành một "nền tảng giai đoạn cuộc sống" kết nối trực tiếp các gia đình với thị trường liên quan đến trẻ em trị giá 10 nghìn tỷ yên, cung cấp các dịch vụ mục tiêu trong lĩnh vực quảng cáo, tài chính và bảo hiểm.
Chúng tôi tập trung mạnh mẽ vào các liên minh hợp tác thay vì cố gắng tự phát triển hoàn toàn đơn độc. Chúng tôi đang thúc đẩy tích hợp API với các nền tảng SaaS nhân sự và kế toán lớn như SmartHR và Money Forward. Chúng tôi cũng đang mở rộng phạm vi tiếp cận nhanh chóng thông qua quan hệ đối tác OEM với các văn phòng luật sư lao động và các công ty phái cử nhân sự.
Trước đây tôi từng làm việc tại Samurai Incubate, một quỹ đầu tư mạo hiểm giai đoạn Seed, trước khi thành lập công ty này. Đội ngũ của chúng tôi bao gồm các chuyên gia nhân sự hàng đầu Nhật Bản với vai trò cố vấn và các nhà đầu tư nổi tiếng như East Ventures.
Chúng tôi đang giải quyết điểm đau lớn nhất của Nhật Bản: tỷ lệ sinh giảm và thiếu hụt lao động. Chúng tôi nồng nhiệt kính mời các nhà đầu tư và doanh nghiệp quan tâm đến giải pháp của chúng tôi tham gia cùng chúng tôi xây dựng một hạ tầng nơi làm việc nơi mọi người đều có thể phát triển. Xin chân thành cảm ơn.
Hỏi đáp và Phản hồi
Người bình luận (Ông Ito): Cảm ơn ông Togashi. Khi chúng tôi còn trẻ, nghỉ thai sản được coi là việc chỉ dành cho phụ nữ, nhưng ngày nay, nghỉ thai sản cho nam giới đang trở thành tiêu chuẩn và tôi có thể cảm nhận được sự chuyển dịch lớn trong nhận thức của doanh nghiệp.
Hơn nữa, khi nhân viên sinh con muộn hơn, việc các nhân sự chủ chốt giữa sự nghiệp đột ngột nghỉ việc từ 6 tháng đến 1 năm là vấn đề sống còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ và startup. Nhu cầu chắc chắn là rất lớn. Ông có thể chia sẻ về những thế mạnh và lợi thế cạnh tranh độc đáo của công ty khi tập trung 100% vào phân khúc "nghỉ thai sản" tưởng chừng như rất hẹp này không?
Ông Togashi: Cảm ơn câu hỏi của ông. Trong khi một số công ty cung cấp tính năng theo dõi nghỉ thai sản như một tính năng phụ đi kèm hệ thống học tập trực tuyến hay kiểm tra căng thẳng, họ không thể bắt kịp các cập nhật pháp lý nhanh chóng, phức tạp và thiết kế quy trình làm việc chi tiết cần thiết trong thực tế.
Vì tập trung 100% vào việc nghỉ thai sản và sự vắng mặt của nhân viên, chúng tôi thiết kế từng chi tiết của hệ thống để phù hợp với quy trình làm việc thực tế của nhân sự, đi kèm với các cập nhật pháp lý tự động.
Lợi thế lớn nhất của chúng tôi là vận hành một đội ngũ BPO trực tuyến để xử lý các công việc vận hành thực tế—điều mà các công ty SaaS chỉ thuần phần mềm thường né tránh. Chỉ riêng phần mềm không thể giải quyết được tình trạng thiếu hụt lao động vật lý. Bằng cách nắm bắt dữ liệu nghỉ phép sớm và cung cấp hỗ trợ vận hành ngay lập tức, chúng tôi giải quyết cả gánh nặng hành chính và khoảng trống nhân sự của đội ngũ. Cách tiếp cận hybrid này là lợi thế độc nhất của chúng tôi.
Ông Ito: Tôi hiểu rồi. Ông đang bắc cầu nối giữa các chính sách nhân sự, hiệu quả phần mềm và việc thay thế lao động thực tế—lĩnh vực vốn bị phân mảnh giữa luật sư lao động và các công ty SaaS tiêu chuẩn.
Mô hình này có vẻ rất khả thi để mở rộng sang các lĩnh vực nhân sự khác. Công ty dự kiến sẽ mở rộng sang những lĩnh vực nào tiếp theo, và tầm nhìn của ông về chiến lược thoái vốn cũng như liên minh hợp tác là gì?
Ông Togashi: Đúng vậy. Điểm đau cốt lõi—sự vắng mặt đột xuất của nhân viên khiến đội ngũ rơi vào cảnh thiếu người—tồn tại ở nhiều sự kiện vòng đời khác.
Trước tiên, chúng tôi sẽ mở rộng sang "nghỉ chăm sóc người già", vấn đề đang trở thành một vấn đề xã hội lớn, tiếp theo là nghỉ sức khỏe tâm thần, điều trị hiếm muộn và nghỉ chu kỳ. Đây là những lĩnh vực mà các hướng dẫn mới của chính phủ được ban hành thường xuyên, nhưng các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thực hiện.
Về chiến lược thoái vốn và quy mô, chúng tôi không có ý định phát triển hoàn toàn đơn độc. Tại Mỹ, chúng tôi thấy hoạt động M&A diễn ra sôi nổi, chẳng hạn như các nền tảng phúc lợi nhân viên mua lại hệ thống quản lý nghỉ phép. Tại Nhật Bản, chúng tôi dự định mở rộng cơ sở người dùng thông qua tích hợp API với các nền tảng lớn như SmartHR, và bằng cách hợp tác với các luật sư lao động cũng như các công ty phái cử nhân sự đóng gói và bán dịch vụ BPO của chúng tôi. Chúng tôi tin rằng hợp tác với các bên hiện có là con đường nhanh nhất để giành chiến thắng trên thị trường.
Ông Ito: Như vậy, ông đóng vai trò như một hub kết nối các nền tảng SaaS, mở rộng nhanh chóng thông qua quan hệ đối tác. Đó là một doanh nghiệp tuyệt vời hỗ trợ cả con người và năng suất trong bối cảnh thiếu hụt lao động của Nhật Bản. Tôi kỳ vọng rất nhiều vào hành trình của các ông.
Ông Togashi: Xin cảm ơn ông rất nhiều. Chúng tôi sẽ tiếp tục thực thi và thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên phía trước.